Datenschutz in der Schule: Neue FAQ geben Orientierung bei Messengern, E-Mail und Videoaufnahmen

Ob Klassenchat, Elternabend oder Unterricht mit Kamera: Im Schulalltag gibt es zahlreiche Situationen, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Um dabei auftretende Unsicherheiten und Missverständnisse aus dem Weg zu räumen, hat die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte (SDTB) ihre FAQ zum Datenschutz in der Schule erweitert. Neu sind insbesondere häufige Fragen und Antworten zur datenschutzkonformen Kommunikation, beispielsweise, ob Lehrkräfte mit Eltern über WhatsApp kommunizieren dürfen oder ob es zulässig ist, beim Elternabend über individuelle Fälle zu sprechen.

»Datenschutzfragen entstehen im Schulalltag häufig ganz nebenbei: bei einer Nachricht an eine Elterngruppe, beim Versand einer E-Mail oder wenn eine Unterrichtssituation mit dem Smartphone aufgenommen werden soll. Mit den erweiterten FAQ möchte ich Schulen und allen am Schulleben Beteiligten konkrete Orientierung für diese Situationen geben«, erklärt Dr. Juliane Hundert, Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte.

Messenger und Gruppenchats

Ein Schwerpunkt beim Datenschutz in der Schule ist die digitale Kommunikation. Lehrkräfte sollten WhatsApp und vergleichbare Messengerdienste grundsätzlich nicht für dienstliche Zwecke einsetzen. Private Accounts dürfen zudem nicht zur Weitergabe dienstlicher Informationen oder personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern genutzt werden. Als Alternative steht beispielsweise Schulen in öffentlicher Trägerschaft die Chat-Funktion von LernSax zur Verfügung.

Auch bei Eltern- und Schülergruppen ist zwischen privater und dienstlicher Kommunikation zu unterscheiden. Private Gruppenchats sind grundsätzlich möglich. Die Schule oder einzelne Lehrkräfte sollten ihnen jedoch nicht angehören oder die Teilnahme daran verlangen.

E-Mail und Elternabend

Eine häufig unterschätzte Datenverarbeitung betrifft den Versand von E-Mails. Werden Empfänger über einen offenen Verteiler in CC angeschrieben, werden ihre E-Mail-Adressen für die anderen Empfänger sichtbar. Dies kann eine unzulässige Offenbarung personenbezogener Daten und bei einer dienstlichen Nutzung eine meldepflichtige Datenpanne darstellen. Auch beim Versand von Schülerdaten per E-Mail sind Umfang und Sicherheit der Übermittlung sorgfältig zu prüfen.

Die FAQ befassen sich außerdem mit Elternabenden. Individuelle Sachverhalte von Schülerinnen und Schülern oder Eltern dürfen nicht ohne Weiteres vor der gesamten Elternschaft besprochen werden. Eine Einwilligung kann eine solche Besprechung ermöglichen, muss jedoch ausdrücklich und freiwillig erfolgen.

Zusammenarbeit mit Behörden und Fachberatung

Weitere Fragen betreffen die Zusammenarbeit mit dem Jugendamt, dem Landesamt für Schule und Bildung sowie Fachberaterinnen und Fachberatern. Die FAQ erläutern, unter welchen Voraussetzungen personenbezogene Daten weitergegeben werden dürfen und warum eine sorgfältige Dokumentation beziehungsweise eine anonymisierte Darstellung von Sachverhalten häufig sinnvoll ist.

Videoaufnahmen im Unterricht

Neu sind zudem ausführliche Hinweise zu Videoaufnahmen im Unterricht. Diese sind nur unter sehr strengen Voraussetzungen zulässig. Eine Einwilligung von Schülerinnen und Schülern ist wegen des besonderen Verhältnisses zwischen Schule und Schülern regelmäßig nicht möglich. Sie kommt nur in Betracht, wenn die Aufzeichnung freiwillig erfolgt und eine Verweigerung keine Nachteile nach sich zieht. Bei Leistungskontrollen oder der Erstellung von Kopfnoten ist eine Einwilligung grundsätzlich ausgeschlossen.

»Gerade bei Videoaufnahmen sollte immer zuerst die Frage gestellt werden, ob eine Aufzeichnung überhaupt erforderlich und rechtlich zulässig ist. Dabei dürfen auch die Rechte der Lehrkräfte nicht aus dem Blick geraten, deren Äußerungen ebenfalls mit aufgezeichnet werden können«, so Dr. Juliane Hundert.

Bereits veröffentlicht: FAQ zum Fotografieren und Filmen

Die neuen Fragen ergänzen die bereits im vergangenen Jahr veröffentlichten Hinweise zum Datenschutz in der Schule. Zum Schulstart 2025 hatte die SDTB unter anderem erläutert, was Eltern und Angehörige beim Fotografieren und Filmen auf Schulveranstaltungen beachten sollten und wann Aufnahmen veröffentlicht werden dürfen. Darüber hinaus wurden die Voraussetzungen für Foto- und Tonaufnahmen durch die Schule sowie Fragen zur Nutzung privater Geräte durch Lehrkräfte und zu Aufnahmen durch die Presse behandelt.

Die erweiterten FAQ ergänzen damit wichtige Hinweise für typische Datenschutzfragen des schulischen Alltags und sind auf der Website der Sächsischen Datenschutz- und Transparenzbeauftragten abrufbar:
www.datenschutz.sachsen.de/datenschutz-in-der-schule.html