Datenschutz in der Gemeinderats-, Stadtrats- und Kreistagsarbeit

Einerseits sind die Kommunen gemäß § 37 SächsGemO angehalten, Sitzungen des Gemeinderates grundsätzlich öffentlich durchzuführen, sofern nicht das öffentliche Wohl oder berechtigte Interessen Einzelner eine nichtöffentliche Verhandlung fordern.

Gemäß § 36 b Satz 1 und 2 SächsGemO ergibt sich zudem (seit der Kommunalrechtsnovelle 2022) eine Veröffentlichungspflicht für bestimmte Informationen und Unterlagen: Zeit, Ort und Tagesordnung der öffentlichen Sitzungen samt Beratungsunterlagen sowie die in öffentlicher Sitzung gefassten Beschlüsse.

Wichtig ist aber, dass die Veröffentlichung nicht die Wirksamkeit der Beschlüsse selbst berührt. Diese bedürfen für ihre Wirksamkeit weder der öffentlichen Bekanntmachung noch der ortsüblichen Bekanntgabe, sondern allein der Bekanntgabe in öffentlicher Sitzung.

Zudem sind auch die in nichtöffentlichen Sitzungen gefassten Beschlüsse öffentlichen Sitzungen bekanntzugeben, sofern nicht das öffentliche Wohl oder berechtigte Interessen Einzelner entgegenstehen, §37 Absatz 1 Satz 3 SächsGemO. Eine Veröffentlichung findet hier aber nicht statt (siehe hierzu unten).

Vor der Veröffentlichung sind personenbezogene Daten zu bereinigen, das heißt zu löschen oder zu schwärzen. Gemäß § 36 b Satz 3 SächsGemO dürfen nämlich durch die Veröffentlichung personenbezogene Daten oder Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse nicht offenbart werden.

Sollte aus bestimmten Gründen eine Bereinigung nicht möglich sein, kann die Gemeinde bei den zur Veröffentlichung vorgeschriebenen Beratungsunterlagen von einer Veröffentlichung auch absehen, wenn Maßnahmen zur Wahrung des Datenschutzes oder von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen nicht ohne erheblichen Aufwand oder erhebliche Veränderung einer Beratungsunterlage möglich sind, § 36 b Satz 3 SächsGemO. Dies gilt indes nicht für gefasste Beschlüsse. Diese sind nach Bereinigung der personenbezogenen Daten/Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse stets zu veröffentlichen.

Eine gesetzliche Verpflichtung für Kommunen, vollständige Niederschriften von Ratssitzungen zu veröffentlichen, gibt es nicht: Diese können (bei entsprechender Wahrung des Datenschutzes), müssen aber nicht veröffentlicht werden.

Wesentlich dabei ist auch hier, dass personenbezogene Daten oder Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse nicht offenbart werden dürfen, § 36 b Satz 3 SächsGemO.

Für Niederschriften gilt § 40 Absatz 2 Satz 5 SächsGemO: Demnach muss die Einsichtnahme in die Niederschriften über die öffentlichen Sitzungen den Einwohnerinnen und Einwohnern gestattet sein. Darüber hinaus kann die Gemeinde auch die allgemeine Einsichtnahme in elektronischer Form (elektronische Veröffentlichung) ermöglichen. Dies kann indes in entsprechender Anwendung des § 36 b Satz 3 SächsGemO nur nach Bereinigung (Löschung/Schwärzung etc.) der personenbezogenen Daten erfolgen. Die klassische Vor-Ort-Einsicht bedarf der Bereinigung dagegen nicht.

Bei der Veröffentlichung von Niederschriften handelt es sich nach alledem nicht um die Umsetzung einer gesetzlichen Verpflichtung, sondern um die Anwendung des Transparenzgedankens, damit Entscheidungen des Rates besser von der Bürgerschaft nachvollzogen werden können. Einen Anspruch auf deren Veröffentlichung gibt es für Bürgerinnen und Bürger nicht.

Grundsätzlich hat der Gemeinderat die Entscheidungen über Vermögensveräußerungen zu treffen, § 28 Absatz 1 SächsGemO. Der Verkauf von Grundstücken, die der Gemeinde gehören, bedürfen deswegen grundsätzlich eines Gemeinderatsbeschlusses. Meist geht diesem Verkauf ein Bieterverfahren voraus.

Der Erwerberkaufpreis und der Nutzungszweck des Grundstücks sind namens- und identitätsbezogen bekanntzugeben, da sich aus diesem Bekanntwerden nichts ergibt, was im Interesse der Parteien vor der Öffentlichkeit geheim zu halten wäre und bei Verkaufsangelegenheiten der Gemeinde der Öffentlichkeitsgrundsatz regelmäßig überwiegt. Auch wenn es sich bei den Namen von Erwerberinnen und Erwerbern selbstverständlich um personenbezogene Daten handelt, dürfen diese veröffentlicht werden, soweit nicht im Einzelfall der Öffentlichkeitsgrundsatz gegenüber den berechtigten Interessen Einzelner zurückzutreten hat, weil etwa persönliche oder wirtschaftliche Verhältnisse der Erwerberin oder des Erwerbers zur Sprache kommen.

Hier wird dem Transparenzgedanken ein hoher Stellenwert beigemessen, denn die Gemeindeöffentlichkeit hat ein berechtigtes Interesse zu erfahren, wer zu welchem Preis ein gemeindliches Grundstück erworben hat.

Richten Bürgerinnen und Bürger ein Bürgerbegehren an die Gemeinde, und ist dieses zulässig (§ 25 SächsGemO – Quorum wurde erreicht, Form ist eingehalten u. a.), entscheidet darüber der Gemeinderat durch Gemeinderatsbeschluss. An die Petenten ist dann ein stattgebender oder ablehnender Bescheid zu erlassen. Dieser Beschluss ist – da es sich um ein Gemeinderatsbeschluss handelt – auch in geeigneter Weise zu veröffentlichen, siehe dazu Frage oben.

Auch das Bürgerbegehren selbst und der dazu ergangene Bescheid kann in Volltext veröffentlicht werden, sollte der Beschluss den Inhalt nicht vollständig wiedergeben. Schließlich hat die Gemeindeöffentlichkeit ein berechtigtes Interesse zu erfahren, aus welchen Gründen das Begehren abgelehnt wurde und ob das Vorbringen der Bürgerinnen und Bürger Berücksichtigung gefunden hat.

Da zudem das Bürgerbegehren erfordert, dass mindestens eine Vertrauensperson und eine stellvertretende Verbandsperson benannt werden (§ 25 Absatz 2 Satz 1 SächsGemO), enthält der Bescheid und der zugrundeliegende Ratsbeschluss deren personenbezogenen Daten. Auch die Veröffentlichung der Namen der Vertrauenspersonen ist datenschutzkonform (§ 25 Absatz 2 Satz 1 SächsGemO). Eine Vertrauensperson, die sich durch entsprechende Tätigkeit für ein Bürgerbegehren in die öffentliche kommunalpolitische Auseinandersetzung begibt, muss damit rechnen, dass jedenfalls der Name bekannt werden.

Sehr wichtig: Vor der Veröffentlichung müssen in jedem Fall die übrigen personenbezogenen Daten der Vertrauensperson(en) entfernt werden; die Anschrift und die Unterschrift (deren Faksimile) dürfen nicht veröffentlicht werden. Hier reicht der Vermerk »handschriftlich unterzeichnet« aus.

Nach § 37 SächsGemO sind die Sitzungen des Gemeinderats dann nicht öffentlich, wenn berechtigte Interessen Einzelner eine nichtöffentliche Verhandlung erfordern. Davon umfasst sind alle rechtlich geschützten oder anerkannten Interessen, insbesondere Personalsachen der Bediensteten oder Steuersachen.

Gemäß § 28 Absatz 4 SächsGemO muss der Gemeinderat im Einvernehmen mit dem Bürgermeister oder der Bürgermeisterin insbesondere über diverse grundsätzliche Belange von Gemeindebediensteten entscheiden, zum Beispiel über die Ernennung, Einstellung und Entlassung. Dies darf nicht öffentlich verhandelt werden.

Nein. In öffentlicher Sitzung werden die Beschlüsse aus nichtöffentlicher Sitzung lediglich bekanntgegeben (sofern nicht das öffentliche Wohl oder berechtigte Interessen Einzelner entgegenstehen), werden aber selbst nicht Teil dieser öffentlichen Sitzung und unterliegen somit auch keiner Veröffentlichungspflicht, § 37 Absatz 1 Satz 3 SächsGemO.

Dies gilt auch für die Aufhebung derartiger Beschlüsse. Wird in öffentlicher Sitzung ein nichtöffentlicher Beschluss aufgehoben, ist auch hier die Veröffentlichungspflicht ausgeschlossen. Dadurch würde nämlich, wenn auch mittelbar, der Inhalt des nichtöffentlichen Beschlusses bekannt. Dies widerspricht dem Gedanken der Nichtöffentlichkeit.

Es gilt zudem der verstärkte Verschwiegenheitsgrundsatz für Inhalte der nichtöffentlichen Sitzungen für alle Mitglieder des Gemeinderates und den Bürgermeister oder die Bürgermeisterin, § 37 Absatz 2 SächsGemO.

Nein. Die Veröffentlichung von Informationen und Ratsunterlagen ist mit § 36b SächsGemO abschließend geregelt und steht allein der Gemeinde zu. 

Der Mandatsträger oder die Mandatsträgerin ist dagegen generell zur Verschwiegenheit verpflichtet (§ 19 Absatz 2 Satz 1 SächsGemO) und kann bereits aus diesem Grund keine Informationen eigenmächtig nach außen tragen. Dem Informationsanspruch der Gemeindeöffentlichkeit ist durch die gesetzlichen Veröffentlichungspflichten hinreichend Genüge getan.

Es kommt vor, dass Mandatsträger auf den eigenen Social-Media-Profilen oder anderswo aus parteipolitischen Zwecken Informationen aus Ratssitzungen veröffentlichen. Dies ist aber bereits kommunalrechtlich unzulässig, geschweige denn datenschutzrechtlich überhaupt vertretbar, sollten personenbezogene Daten offenbart werden. 

Durch die moderne Informations- und Kommunikationstechniken ergeben sich nämlich vielfältige Möglichkeiten, personenbezogene Daten zielgerichtet auszuwerten und zu verarbeiten. Eine unzulässige Veröffentlichung im Internet gefährdet das Recht auf informationelle Selbstbestimmung der Betroffenen ebenso wie die mangelnde Datensicherheit der in den Ratsinformationssystemen verarbeiteten und gespeicherten personenbezogenen Daten. 
Auch das Sächsische Oberverwaltungsgericht hat hierzu entschieden und festgestellt, dass eine solche Eigenmacht nach der gegebenen Rechtslage in Sachsen als rechtswidrig zu werten ist, vgl. Beschluss des SächsOVG, Urteil vom 8. Juli 2016 – 4 B 366/15. 

Das Sächsische Transparenzgesetz kommt für Kommunen nur dann zur Geltung, wenn die betreffende Gemeinde/Landkreis sich per Satzung zu dessen Umsetzung verpflichtet hat, § 4 Absatz 2 Sächsisches Transparenzgesetz. In manchen Städten gibt es jedoch Informationsfreiheitssatzungen, die einen Zugang zu Informationen gewähren.

Sofern es sich allein um eine Tonbandaufnahme handelt, die als Hilfsmittel zur Fertigung des Protokolls verwendet wird, ist dies datenschutzrechtlich zulässig, wenn bestimmte Voraussetzungen eingehalten werden.

Zum einen sollte dies in der Geschäftsordnung geregelt werden. Eine derartige Regelung ist mit dem Schutz auf informationelle Selbstbestimmung der Gemeinderatsmitglieder durchaus vereinbar. Bei einer solchen Tonaufzeichnung handelt es sich ausdrücklich nicht um eine Niederschrift im Sinne von § 40 Absatz 2 SächsGemO, sondern um ein Hilfsmittel.

Dies gilt entsprechend auch, wenn in der Gemeinderatssitzung Bürgerinnen und Bürger bei Fragestunden oder Anhörungen zu Wort kommen (§ 44 Absatz 3, 4 SächsGemO). Sie sind jedoch gemäß Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung entsprechend zu informieren, beispielsweise über entsprechende Aufstelltafeln am Eingang. Sollte eine Bürgerin oder ein Bürger sich gegen die Aufzeichnung aussprechen, so muss diese für den jeweiligen Redebeitrag gestoppt werden. Auf keinen Fall darf der Bürgerin oder dem Bürger hieraus ein Nachteil bei der Ausübung des Beteiligungsrechts entstehen.

Auf jeden Fall besteht zudem gemäß Artikel 7 DSGVO die Verpflichtung zur unverzüglichen Löschung der Tonbänder nach der Erfüllung der Zweckbestimmung, das heißt nach Fertigung und Genehmigung der Niederschrift.

Von dem Recht gemäß § 40 Absatz 2 SächsGemO, Einsicht in die Niederschrift zu nehmen und gegebenenfalls Einwendungen dagegen zu erheben, ist auch das Recht umfasst, die Tonträgeraufzeichnungen abzuhören (solange diese nicht gelöscht sind), anhand derer die Niederschrift gefertigt wurde. Gerade in Fällen, in denen die Zweifel der Antragstellenden an der Richtigkeit der Niederschrift durch die Tonträgeraufzeichnungen erhärtet oder zerstreut werden können, müssen die Mitglieder der Gemeindevertretung die Möglichkeit haben, sich vor der Beschlussfassung über ihre Einwendungen Klarheit darüber zu verschaffen, ob sie ihre Einwendungen aufrechterhalten wollen oder nicht.

Schließlich besteht daneben ein Anspruch aus Artikel 15 Absatz 3 DSGVO auf Kopie, der wohl auch als geringeres Mittel ein Abhören umfasst. Dieser wird aber nur die eigenen Beiträge umfassen. Gemäß Artikel 15 Absatz 4 DSGVO dürfen zudem die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigt werden. Nachdem die möglicherweise mit aufgezeichneten Zwischenrufe etc. aber auch während des Beitrags gehört werden konnten, wird davon im Regelfall nicht auszugehen sein.

Den Einsatz von KI zur Protokollierung sehe ich sehr kritisch. Hier ist zu beachten, dass ggf. nicht nur die Sprachdaten, sondern auch die Stimmdaten selbst verarbeitet werden. Die KI kann schließlich dafür eingesetzt werden, dass allein anhand der Stimme Rednerinnen und Redner über die Sitzung hinaus wiedererkannt werden. Bei Stimmdaten, wenn diese zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer Person genutzt werden, handelt es sich um biometrische Daten nach Artikel 4 Nr. 14 DSGVO, die nur unter den Voraussetzungen des Artikel 9 Absatz 2 DSGVO verarbeitet werden dürfen.

Es muss daher stets geprüft werden, ob eine Rechtsgrundlage zur Verarbeitung gemäß Artikel 6 und – bei Stimmerkennung – Artikel 9 DSGVO besteht.

Soweit es sich um die Verarbeitung von biometrischen Daten gemäß Artikel 4 Nr. 14 DSGVO handelt, kann aus dem Katalog der Rechtsgrundlagen nur die Grundlage der (qualifizierten) Einwilligung gemäß Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO in Betracht kommen. Eine Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung ist prinzipiell denkbar, allerdings liegt die Hürde, insbesondere für Daten nach Artikel 9 Absatz 1 DSGVO, hoch, da diese Einwilligung nur strikt freiwillig und informiert erfolgt sein muss. Die Gemeinde muss die Erfüllung dieser Vorgaben daher mit geeigneten Prozessen und Maßnahmen sicherstellen, die sie vorher entsprechend festzulegen hat.

Meiner Ansicht nach kommt eine Einwilligung als Rechtsgrundlage bei Bediensteten der Gemeinde nur im Ausnahmefall in Betracht, da aufgrund des bestehenden Über- Unterordnungsverhältnisses bzw. Abhängigkeitsverhältnis zwischen Dienstherrn und Beschäftigten regelmäßig eine Freiwilligkeit nicht gegeben sein wird. Bei Bürgerinnen und Bürgern, die in der Fragestunde zu Wort kommen, und deren Stimme mit aufgenommen wird, sehe ich zudem folgendes Problem: Die Beteiligung an Gemeinde- oder Stadtratssitzungen stellt für Bürger eine niederschwellige Möglichkeit dar, sich an (orts-)politischen Prozessen zu beteiligen, was ein Ausfluss des verfassungsmäßig garantierten Demokratiegebotes ist. Bereits eine subjektive Wahrnehmung, dass das informationelle Selbstbestimmungsrecht mittels KI-Erfassung der eigenen Stimme beschränkt wird, sehe ich deswegen kritisch.

Bei Stadt- und Gemeinderatsmitgliedern als Mandatsträger könnte mit einer entsprechend datenschutzkonform formulierten Einwilligung eine Rechtsgrundlage geschaffen werden. Die Stadt/Gemeinde hat die Pflicht stets sicherzustellen, dass nur Stimmen der Personen aufgenommen werden, deren wirksame (freiwillige und informierte) Einwilligung vorliegt.

Derzeit werden auf Landesebene Überlegungen zur Schaffung einer hinreichenden Rechtsgrundlage für die Nutzung von KI in der Verwaltung angestrengt. Die Rechtsentwicklung ist daher weiter zu beobachten. Zudem befasst sich aktuell eine Arbeitsgruppe der Datenschutzkonferenz mit dem Thema und auch der Suche nach datenschutzgerechten Lösungen.

Dies bestimmt sich nach § 37 Absatz 3 Satz 1 und 2 SächsGemO. Hierbei handelt es sich ebenfalls um die Verbreitung von Bilddaten, die einer datenschutzrechtlichen Rechtfertigung/Zulässigkeit bedarf. Die Liveübertragung nach § 37 Absatz 3 Satz 1 SächsGemO in einen anderen öffentlich zugänglichen Raum ist (auch ohne Einwilligung der Gemeinderatsmitglieder als Mandatsträger) zulässig. Die Liveübertragung im Internet auf der eigenen Präsenz der Gemeinde ist ebenfalls (dies aber nur mit Einwilligung) zulässig.

Problematisch wird es, wenn auch Bedienstete der Gemeinde erfasst werden. § 37 Absatz 3 Satz 1 SächsGemO stellt keine eigenständige datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten dar. Die Freiwilligkeit einer Einwilligung im Beschäftigtenverhältnis wird von mir aber kritisch gesehen. Aufgrund des bestehenden Abhängigkeitsverhältnis sind an das Kriterium der Freiwilligkeit deswegen hohe Anforderungen zu stellen. Dies bleibt jedoch einer Einzelfallbeurteilung vorbehalten.

Die Aufnahme von Personen, die nicht am Plenum direkt teilnehmen (Schriftführer u. a.) ist stets kritisch zu prüfen und sollte sehr restriktiv erfolgen.

Es bedarf auch hier grundsätzlich einer Regelung in der Geschäftsordnung des Gemeinderates, § 38 Absatz 2 SächsGemO.

Ja, das ist möglich und ist in § 37 Absatz 3 Satz 3 SächsGemO geregelt. Voraussetzung ist die Einholung der Einwilligung aller aufgezeichneten Personen (zur Einwilligung bei Bediensteten siehe vorherige Frage).

Die Vorhaltung im Interner darf nicht unendlich erfolgen, auch wenn dies nicht explizit im Gesetz geregelt ist. Meiner Auffassung nach sind die Aufnahmen spätestens mit Ende der jeweiligen Legislaturperiode zu löschen. Da es sich um Mandatsträgerinnen und Mandatsträger handelt, die in ihrer politischen Sphäre aufgezeichnet worden sind, ist der Eingriff in das informationelle Selbstbestimmungsrecht gering.

Jedoch bedarf es auch hier grundsätzlich einer Regelung in der Geschäftsordnung des Gemeinderates.

Nein, das darf sie bzw. er ausdrücklich nicht. Genauso wie die Veröffentlichung von Sitzungsunterlagen ist auch bei der Veröffentlichung von Aufnahmen der Sitzung allein die Gemeinde befugt. Es liegt keine datenschutzrechtliche Befugnis des einzelnen Mandatsträgers oder Zuschauers vor. Normadressat des § 37 Absatz 3 SächsGemO ist vielmehr die Gemeinde selbst, die die entsprechende Befugnis innehat.

Sollten Aufnahmen zudem heimlich erfolgen, kann man hier ohne Weiteres in den Bereich der Strafbarkeit gelangen.

Die Sitzungsunterlagen sind grundsätzlich ungeschwärzt auszureichen, dies ist datenschutzkonform.

Ausgangspunkt ist hierbei, dass die Gemeinderatsmitglieder als Teil der Gemeindeverwaltung anerkannt sind und zudem sowohl einem umfassenden Informationsbedarf und einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht nach § 19 Absatz 1 Satz 1 SächsGemO unterliegen. Deswegen besteht grundsätzlich keine datenschutzrechtliche Notwendigkeit, personenbezogene Daten in amtlichen Unterlagen, die seitens des Bürgermeisters oder der Bürgermeisterin den einzelnen Gemeinderätinnen und -räten zur Sitzungsvorbereitung zur Verfügung zu stellen sind, teilweise oder bei personenbezogenen Inhalten zu schwärzen. Ihnen gegenüber ist die Norm des § 36 b SächsGemO nicht anwendbar.

Der umfassende Informationsanspruch ergibt sich daraus, dass das Gemeinderatsmitglied informiert und verständig genug sein muss, um sich für die Beratung und Abstimmungsentscheidung eine Meinung zu bilden. So sah es auch das Sächsische Oberverwaltungsgericht (vgl. SächsOVG, Beschluss vom 28. Juli 2009, Aktenzeichen 4 B 406/9).

Werden durch die Bereitstellung der Sitzungsunterlagen an die Stadträte personenbezogene Daten verarbeitet, richtet sich diese Datenverarbeitung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e Datenschutz-Grundverordnung. Gemäß Artikel 6 Absatz 2 DSGVO können die Mitgliedsstaaten spezifische Bestimmungen zur Anpassung und Präzisierung der Vorschriften dieser Verordnung erlassen. Die Norm des § 36 Absatz 3 Satz 1 SächsGemO ist eine solche Norm. Demnach sind die Sitzungsunterlagen bei Einberufung der Sitzung beizufügen, soweit nicht das öffentliche Wohl oder berechtigte Interessen Einzelner entgegenstehen.

Nach Sinn und Zweck des § 36 Absatz 3 Satz 1 Halbsatz 2 SächsGemO ist auf den Informationsbedarf eines verständigen Gemeinderats abzustellen, der sich im Rahmen seiner »uneigennützig und verantwortungsbewusst« (§ 19 Absatz 1 SächsGemO) auszuübenden ehrenamtlichen Tätigkeit jedenfalls in den wichtigen Angelegenheiten der Gemeinde auf dem Laufenden hält (SächsOVG a. a. O.).

Um welche Unterlagen es sich hierbei handelt, ist eine Frage des Einzelfalls und lässt sich nicht allgemein, sondern nur nach Art des jeweiligen Beratungs- bzw. Verhandlungsgegenstands, insbesondere seiner Komplexität und Tragweite bestimmen, so das Sächsische Oberverwaltungsgericht in oben genannter Entscheidung.

Zudem handelt es sich bei den Sitzungsunterlagen um interne Dokumente der Verwaltung, deren Zweck allein in der Verwendung innerhalb des Gemeinderates besteht. Sie dienen der Unterrichtung innerhalb des Gremiums und der Vorbereitung von Abstimmungen (SächsOVG, Urteil vom 30. August 2019, Az.: 4 C 12/17).

Gemeindliche Mandatsträgerinnen und Mandatsträger dürfen nicht nach Verpflichtungsgesetz verpflichtet werden.

Das Gesetz über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen vom 2. März 1974 (Verpflichtungsgesetz) besagt, dass Personen auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten zu verpflichten sind, wenn sie, ohne Amtsträger bzw. Amtsträgerin (§ 11 Absatz 1 Nr. 2 Strafgesetzbuch [StGB]) zu sein, bei einer Behörde oder sonstigen Stelle, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnimmt, beschäftigt oder für sie tätig sind.

Mitglieder des Gemeinderats sind aber per Gesetz ehrenamtlich tätig und üben ein ihnen durch Wahl übertragenes Mandat zur Vertretung der Einwohner und Einwohnerinnen aus. Sie sind regelmäßig deswegen nicht als Amtsträger bzw. Amtsträgerin im Sinne von § 11 Absatz 1 Nr. 2 StGB anzusehen. Auch sind sie nicht bei der Gemeinde »beschäftigt oder für sie tätig«. Sie tragen ein durch Wahl erlangtes Mandat, das sich auch mit einem gemeindlichen Beschäftigungs- oder Auftragsverhältnis nicht vertragen dürfte. Der Gesetzgeber hat schließlich bewusst die Entscheidung getroffen, das Mandat nicht als Amt auszugestalten. Dies wäre ausgehöhlt, würde man Mandatsträgerinnen und Mandatsträger nach Verpflichtungsgesetz verpflichten.

Zur Ausübung der Kontrollfunktion über die Gemeindeverwaltung steht dem Gemeinderat ausdrücklich ein umfassendes Informations- und Akteneinsichtsrecht bezüglich aller gemeindlichen Angelegenheiten zu, § 28 Absatz 5 SächsGemO. Es muss ein bestimmtes Quorum erfüllt sein (ein Zehntel der Gemeinderäte, mindestens jedoch zwei Personen). Dann kann ein umfassendes Informationsrecht oder auch Akteneinsicht an den Gemeinderat oder einen bestellten Ausschuss verlangt werden. Auch eine Fraktion kann das Recht auf Akteneinsicht verlangen. Ausgenommen von dem Auskunftsrecht sind nach § 28 Absatz 7 SächsGemO die nach § 53 Absatz 3 Satz 3 SächsGemO geheim zu haltenden Angelegenheiten.

Als gemeindliche Angelegenheiten gelten alle Verwaltungsvorgänge, auch solche aus Personal- und Lohnakten, Akten der Kämmerei (Haushalt) und Geschäfte der laufenden Verwaltung (insbesondere Rechnungen). Hierzu ist der Gesetzeswortlaut zwar nicht eindeutig, wird aber so von mir – in Abstimmung mit dem Sächsischen Staatsministerium des Innern – vertreten.

Das Recht ist auch nicht an die Organzuständigkeit der Gemeinde gebunden, sondern umfasst auch die Angelegenheiten, die der Bürgermeister bzw. die Bürgermeisterin in eigener Zuständigkeit erledigt, insbesondere also die Geschäfte der laufenden Verwaltung sowie Weisungsaufgaben.

Das Akteneinsichtsrecht bezieht sich aber auch nur auf die bei der Verwaltung der Gemeinde vorhandenen Unterlagen, also Verwaltungsvorgänge der Gemeinde, die dem Aktenbegriff unterfallen (nicht etwa rein organisatorische E-Mails/sonstige Korrespondenz).

Auch rein dienstrechtliche Angelegenheiten des Bürgermeisters oder der Bürgermeisterin, wie etwa dessen/deren Verpflichtung, eine Erklärung über seine/ihre Nebentätigkeit abzugeben, sind dagegen keine Angelegenheiten der Gemeinde und somit auch nicht vom Informations- und Akteneinsichtsrecht umfasst. Dem Gemeinderat kommt nämlich keine dienstrechtliche Kontrollfunktion gegenüber dem Bürgermeister bzw. der Bürgermeisterin zu.

Das Auskunftsrecht kann auch beschränkt sein, wenn schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter. Derartige Belange können sich aus den Grundrechten, datenschutzrechtlichen Bestimmungen oder der Gemeindeordnung ergeben. Bestehen solche Belange, entscheidet der Bürgermeister oder die Bürgermeisterin nach pflichtgemäßem Ermessen, ob die begehrte Auskunft erteilt oder Akteneinsicht gewährt wird.

Dabei ist die hohe Bedeutung des Informationsanspruchs des Gemeinderats als wichtiges Kontrollinstrument im demokratisch organisierten Gemeinwesen den schutzwürdigen Belangen Betroffener oder Dritter gegenüberzustellen und zu prüfen, ob und gegebenenfalls wie deren Interessen bei Auskunftserteilung oder Gewährung von Akteneinsicht hinreichend geschützt werden können.

Auch die Verschwiegenheitsverpflichtung der Gemeinderatsmitglieder nach § 19 Absatz 2 Satz 1 SächsGemO ist zu berücksichtigen.

Zu prüfen ist dies deswegen immer am konkreten Einzelfall, immer am konkreten Einzelfall, insbesondere, ob Anzeichen für eine Verletzung der Verschwiegenheitspflicht vorliegen.

Zunächst ist zu prüfen, ob es eine Möglichkeit gibt, eine Bereinigung (Schwärzung bzw. Anonymisierung) der Informationen vorzunehmen, ohne den Inhalt zu verfälschen. Erst wenn auch dies trotz sorgfältiger Prüfung verneint wird, kann eine vollständige Ablehnung des Antrages erfolgen. In diesem Fall ist das Akteneinsichtsgesuch abzulehnen, die Entscheidung jedoch nachvollziehbar zu begründen.

Um sicherzustellen, dass Informationen nur in dem Maße bekannt werden, wie dies für die Ausübung des Informationsrechts erforderlich ist, kann zudem die Behandlung in nichtöffentlichen Sitzungen nach § 37 Absatz 1 Satz 1 SächsGemO erfolgen.